Política de privacidad

Última actualización: 1 de octubre de 2026

1. Quién trata tus datos

Esta política explica qué datos recogemos en workpilot.es y, en su punto 5, cómo trata Workpilot los datos de la integración de WhatsApp Business del producto; para qué los usamos y qué puedes hacer al respecto. Está redactada conforme al Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y a la Ley Orgánica 3/2018 de protección de datos y garantía de los derechos digitales.

2. Qué datos recogemos

Solo los que nos das tú y los mínimos que genera la propia petición web:

Formulario de solicitud de demo

• Obligatorios: nombre y apellidos, nombre del despacho y correo electrónico.
• Opcionales: teléfono, número de clientes en cartera, programa de gestión que usas y el texto que escribas describiendo qué te ocupa más tiempo.
• Prueba del consentimiento: fecha y hora del envío, el texto exacto de la casilla que aceptaste y la dirección IP desde la que se envió. Lo guardamos porque el RGPD nos exige poder demostrar que el consentimiento existió.
• Comprobaciones antispam: el tiempo que tardó el envío, el resultado de un cálculo que hace tu navegador para demostrar que no es un programa automático, y una consulta sobre si tu dirección IP figura en listas públicas de origen de correo basura. No instalamos cookies, no analizamos tu navegador y no guardamos ninguna huella que permita reconocerte en otra visita.

Te pedimos que no incluyas datos de tus clientes en el campo de texto libre. No los necesitamos para preparar una demo.

Navegación

• El servidor registra la dirección IP, la fecha y hora, la página solicitada y el navegador, en los registros técnicos habituales de cualquier servidor web.
• Tu decisión sobre las cookies, guardada en tu propio navegador. Ver la política de cookies.

3. Para qué los usamos y con qué base legal

No usamos tus datos para publicidad de terceros, no los vendemos y no te damos de alta en ninguna lista de correo por el hecho de pedir una demo.

4. Quién más los ve

Nadie que no sea necesario. En concreto:

• Proveedor de alojamiento y de correo electrónico, que actúa como encargado del tratamiento y presta el servicio con servidores situados en la Unión Europea.
• The Spamhaus Project, únicamente al enviar el formulario: se consulta por DNS si tu dirección IP está catalogada como origen de correo basura. Es la misma comprobación que hace cualquier servidor de correo antes de aceptar un mensaje, y solo se le transmite la dirección IP, sin ningún otro dato.
• Administraciones y tribunales, cuando exista una obligación legal.

No realizamos transferencias internacionales de datos fuera del Espacio Económico Europeo. Si en el futuro fuese necesario, se haría con las garantías del capítulo V del RGPD y se anunciaría en esta política antes de aplicarlo.

5. Integración con WhatsApp Business

Workpilot —el producto que ofrecemos a los despachos en app.workpilot.es, distinto de esta web informativa— puede conectarse a la cuenta de WhatsApp Business de un despacho a través de la Plataforma de WhatsApp Business de Meta (API de la nube), mediante el proceso oficial de alta Embedded Signup. Detallamos este tratamiento porque es el que Meta exige describir.

Nuestro papel

Los datos de las conversaciones del despacho con sus propios clientes los tratamos como encargado del tratamiento por cuenta del despacho, que es el responsable frente a esos clientes. Respecto a los datos identificativos de la cuenta de WhatsApp Business conectada, COCOTEC INNOVATIO SL actúa como responsable para operar la integración.

Qué datos obtenemos de Meta

• Identificadores de la cuenta: el de la cuenta de WhatsApp Business (WABA), el del número de teléfono y el del negocio en Meta. Se guardan solo en el almacenamiento del servidor, aislado por despacho; en nuestras APIs y registros solo aparecen referencias con prefijo sha256: truncadas, nunca el valor en claro.
• Mensajes y conversaciones intercambiados entre el despacho y sus clientes por ese número, con su contenido, remitente, destinatario y marcas de tiempo.
• Archivos adjuntos de esas conversaciones (documentos, imágenes, audio) y el número de teléfono y nombre de perfil de los contactos.

Nunca recibimos ni almacenamos el App Secret, los tokens de acceso ni los códigos de autorización del alta de Meta.

Para qué y con qué base legal

Únicamente para que el despacho use WhatsApp como canal de comunicación dentro de Workpilot: recibir, organizar, vincular a su cliente y responder mensajes, e incorporar los adjuntos relevantes a su gestión documental. La base jurídica es la ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD) con el despacho; frente a los clientes finales, la base la determina el propio despacho como responsable.

Lo que NO hacemos

• No usamos el contenido de los mensajes de WhatsApp para publicidad, propia ni de terceros, y no lo vendemos ni lo cedemos.
• No lo usamos para entrenar modelos de terceros ni con ninguna finalidad ajena a prestar el servicio al despacho.
• Cumplimos las Condiciones de la Plataforma de Meta y los términos del servicio de WhatsApp Business aplicables a estos datos.

Quién más interviene y transferencias internacionales

El proveedor de la plataforma es Meta Platforms Ireland Limited. La operativa de la API de WhatsApp puede implicar transferencias internacionales (por ejemplo a Meta Platforms, Inc. en EE. UU.); cuando se producen, quedan amparadas por las garantías del capítulo V del RGPD que Meta tiene suscritas (cláusulas contractuales tipo y marcos de adecuación vigentes). Esta previsión es específica de la integración de WhatsApp y no afecta a lo indicado en el punto 4 para los datos de esta web.

Conservación y borrado

Estos datos se conservan mientras el despacho mantenga conectado su número y según sus instrucciones. Al desconectar la cuenta o finalizar el contrato se suprimen conforme a nuestros plazos de retención y a lo pactado con el despacho. Un cliente final que quiera ejercer sus derechos sobre estos datos debe dirigirse a su despacho (responsable); si la petición nos llega a nosotros, la trasladamos al despacho y colaboramos como encargado. También puedes escribirnos a privacidad@workpilot.es.

6. Decisiones automatizadas

No tomamos decisiones automatizadas ni elaboramos perfiles con los datos que nos das a través de esta web.

7. Tus derechos

Puedes ejercer en cualquier momento los siguientes derechos:

• Acceso: saber qué datos tuyos tenemos.
• Rectificación: corregir los que sean inexactos.
• Supresión: pedir que los borremos.
• Oposición y limitación del tratamiento.
• Portabilidad: recibirlos en un formato estructurado y de uso común.
• Retirar el consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento anterior.

Para ejercerlos, escríbenos a privacidad@workpilot.es indicando qué derecho quieres ejercer. Te responderemos en el plazo de un mes. Podemos pedirte que acredites tu identidad si hay dudas razonables sobre quién hace la petición.

Si consideras que no hemos atendido tu solicitud correctamente, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos, www.aepd.es, C/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid.

8. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas para proteger los datos: cifrado de la conexión mediante HTTPS, control de acceso al buzón que recibe las solicitudes y limitación de los envíos por dirección IP para frenar el correo basura.

9. Menores

Esta web se dirige a profesionales. No está pensada para menores de 14 años y no recogemos deliberadamente sus datos.

10. Cambios en esta política

Si cambiamos las finalidades o los tratamientos, actualizaremos esta página y modificaremos la fecha que figura arriba. Si el cambio es relevante y tenemos tu correo, te lo comunicaremos.